As grandes empresas utilizam estoques de bens de uso e de reposição para eventuais necessidades de manutenção de suas instalações e outros fins. São considerados bens de uso e de reposição, por exemplo, os alimentos ou bebidas fornecidas pela empresa (açúcar, água mineral, café, lanche, chá, guardanapo etc.) e os materiais de reposição ou de uso (lâmpada, tomada, grampeador, papel para impressoras, tinta, toner etc.).
A variedade desses materiais está relacionada ao tamanho e à atividade de cada empresa.
Conforme já mencionei em artigos anteriores, pouco se comenta em salas de aulas sobre eventos específicos que ocorrem constantemente durante as atividades de empresas de médio e de grande porte.
As aquisições de materiais de uso e de consumo podem ser exemplos desses eventos e precisam ser registradas de acordo com a destinação desses materiais.
Se eles forem adquiridos para utilização no próprio mês, os lançamentos são feitos direto em contas de resultados. Todavia, se são mantidos em estoque para utilização em mais de um mês, o que é mais recorrente na maioria das empresas, eles precisam ser registrados no estoque de materiais de uso e de consumo.
O ideal é que o sistema dê tratamento diferenciado a esses materiais, com abertura de um grupo de conta específico para eles, somando esses itens ao saldo total dos estoques da empresa. Isso serve para fazer destaque desses itens e indicar que esses estoques serão consumidos pela empresa e não irão gerar receitas e sim despesas.
Desse modo, fica fácil entender que há nos estoques das empresas vários itens que serão futuras despesas e que estão ali registrados apenas para atender o critério contábil de contabilização pelo regime de competência. Lançar a aquisição total na despesa no mês de sua aquisição é um erro técnico que não deve acontecer, principalmente quando se tratar de valores relevantes em termos de materiais adquiridos para esse fim.
A boa prática contábil requer também apresentar, quando forem publicadas as demonstrações financeiras, um destaque em notas explicativas detalhando os itens de estoques da empresa por natureza (mercadorias para revendas, mercadorias de terceiros, bens de uso, materiais de reposição etc.).
Observe-se que não há dúvida de que as boas práticas contábeis tornam as demonstrações financeiras mais esclarecedoras e distorcem menos a apuração dos principais índices de liquidez, quando da sua análise.
